УДК 65.01

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СМЕТЫ ПРОЕКТА

№12,

Экономические науки

Катаева Валентина Ивановна (Кандидат социологических наук)
Меликова Марина Акрамовна

Ключевые слова: СМЕТА ПРОЕКТА; БЮДЖЕТ ПРОЕКТА; ФИНАНСОВЫЙ ПЛАН ПРОЕКТА; ПРОЕКТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ; ПРОЕКТ; PROJECT COST ESTIMATE; PROJECT BUDGET; A FINANCIAL PLAN OF THE PROJECT; PROJECT MANAGEMENT; PROJECT.

Аннотация: В статье описывается смета проекта, как инструмент регулирования затрат проектной деятельности; описывается понятие сметы, основные характеристики, виды и порядок составления; выявляются различие между сметой и бюджетом проекта.

Финансы имеют важное значение в управлении проектами, в силу того, что их наличие или отсутствие определяет состоятельность проекта. Зачастую опытные и успешные менеджеры по управлению проектами отчасти становятся бухгалтерами с управленческими функциями, они составляют смету и бюджет проекта, прогнозируют развитие затрат, контролируют издержки своих проектов. Совокупность этой деятельности называется финансовым менеджментом.

Смета проекта – это документ, показывающий заинтересованным лицам размер затрат на тот или иной проект.

Смета содержит в себе предположения о стоимости проекта и требующихся финансовых вложениях, оформляется в виде структурированного документа, которой в состоянии ответить на вопросы: когда, на что, в каком количестве будут освоены денежные средства в процессе реализации проекта. Она позволяет контролировать и анализировать расходы денежных средств на проект. Точность определения уровня необходимых затрат в смете позволяет наиболее приближено к истине определить стоимость финансирования проекта. Сметы составляются во время проектирования и основываются на графических материалах, спецификациях и пояснительных записках и т.д.

В смете учитываются следующие статьи затрат [2]:
• Стоимость оплаты труда персонала;
• Затраты на расходные материалы;
• Аренда;
• Командировочные расходы;
• Затраты на транспорт;
• Затраты на необходимое оборудование, материалы и комплектующие;
• Затраты на логистику;
• Представительские расходы;
• Затраты на проведение мероприятий.

В смете проектов затраты обычно структурируют согласно деятельности или по статьям затрат. В последнем случае выделяют:
• Прямые затраты – расходы, которые непосредственно связаны с предоставлением услуг или производством продукции. Именно на этот вид расходов можно повлиять напрямую руководитель проекта и проектная группа.
• Косвенные затраты – расходы, не связанные с основной деятельностью по проекту, но сопровождающие и сопутствующие основному производству товаров и услуг. Такие расходы невозможно привязать к конкретному результату или работе, их относят ко всему циклу в целом.
• Административные затраты – постоянные расходы, не связанные с каким-либо конкретным проектом. Их относят к затратам компании, но при этом они имеют отношение ко всем проектам, которые реализует компания.

Обязанности по составлению сметы распределяются следующим образом: ответственным за составление общей сметы проекта является руководитель проекта, если есть специалисты, отвечающие за определенные разделы проекта, то они также будут являться ответственными за этот участок при составлении сметы проекта. Готовая смета проекта утверждается у генерального или финансового директора организации.

Порядок составления сметы состоит из следующих этапов:
1. Ответственный специалист за раздел проекта расписывает ресурсы, которые ему необходимы для выполнения данного отрезка работы.
2. Этот де сотрудник оценивает данные ресурсы посредством анализа предложений на рынке, рассматривая коммерчески предложения, прайс-листы, проекты договоров и т.д.
3. После оценки ресурсов, заполняется форма сметы.
4. Далее ответственный сотрудник передаёт свой раздел сметы Руководителю проекта.
5. Получив все части сметы от ответственных сотрудников Руководитель проекта сводит их в единую форму, корректирует, дополняет, проверяет получившийся документы и утверждает у директора организации.
6. После того как смета проекта получила резолюцию директора она передается в финансовый отдел.

Дальнейшая обязанность проектной группы и руководителя проекта учитывать фактические затраты по ходу проекта, выявлять отклонения и своевременно выполнять действия по корректировке дальнейшей деятельности, также необходимо обеспечивать сохранность фактической информации о стоимостных параметрах проекта.

После составления и утверждения сметы проекта формируется ещё один финансовый документ – бюджет проекта. Помимо вопросов, что и на какую сумму будет израсходовано в проекте с финансовой точки зрения необходимо знать, когда они могут быть потрачены. [1] Ответ на этот важный вопрос может дать бюджет проекта. Смета –это планирование стоимости, её результатом становится бюджет, который является ответом на вопросы: когда, сколько и на какие нужны будут расходоваться выделенные под проект финансы.

Самыми главными отличиями бюджета от сметы являются наличие в бюджете проекта части где описана доходная сторона проекта и структура распределения затрат в бюджете ориентирована на время, т.е. бюджет — это график расходов и доходов по проекту.

Бывает, что в проекте не предусмотрена доходная часть от деятельности проекта, в этом случае бюджет разрабатывается без неё. В случае, когда проект приносит прибыль, доходная часть разрабатывается на основе данных маркетингового отдела о планируемых прибылях от продаж продукта проекта и на основании прогнозных цен на услугу или товар.

Смета проекта играет важную роль при составлении бюджета затрат, так как при наличии корректных смет процесс превращения сметы в бюджет определяется как техническая функция и не требует больших затрат по времени. Смета – документ, отвечающий на вопрос сколько и за какие ресурсы придется заплатить в процессе деятельности проекта. Что касается бюджета, то он добавляет ответ на вопрос в какой промежуток времени это произойдёт.

Заключение.

Смета проекта имеет огромное значение для поставщиков и клиентов. Правильные и точно оформленные сметы для реализации отдельных работ важны для принятия решений по реализации проекта или его прекращения. [3]

В случае если затраты по проекту недооцениваются, компания которая реализует проект рискует понести огромные убытки и в особо сложном случае стать банкротом. Если предлагаемые цены оказываются слишком низкими это затравит поставщика засомневаться в том, нужно ли ему заключать контракт, так как прибыль явна будет мала. Если проектная группа, наоборот, завышает затраты по проекту, то последствия могут быть также неприятными. В частности, с раздутой сметой стоимость проекта может выйти за рамки бюджета, или проект вовсе придется прекратить и тогда собственник понесёт убытки. Таким образом, можно сделать вывод, что корректные данные в смете проекта залог его успешной реализации.

Список литературы

  1. Балашов, А. И. Управление проектами: учебник для бакалавров / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко; под ред. Е. М. Роговой. — М.: Издательство Юрайт, 2013. — 383 с.
  2. Боронина, Л. Н. Основы управления проектами: [учеб. пособие] / Л. Н. Боронина, З.В. Сенук ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. – Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2015. — 112 с.
  3. Зуб, А. Т. Управление проектами: учебник и практикум для академического бакалавриата. — М.: Издательство Юрайт, 2014. — 422 с.